Gelukkig is er in de loop van jaren een draaiboek ontstaan dat als leidraad dient voor wie wat moet doen en hoe het een en ander in z’n werk gaat.
Algemeen
Eerste bestuurs bespreking in de maand januari.
Hier worden besproken: eventuele vernieuwingen e/o suggesties.
Het aanschrijven vrijwilligers, advertentie in het clubblad, het aanspreken van leden op de algemene ledenvergadering etc.
Aanvragen van de vergunningen.
Tegenwoordig is haast niets meer mogelijk zonder een vergunning. Ook voor ons bromfietstreffen dienen vergunningen te worden aangevraagd bij de gemeente Berkelland.
(Hieronder valt de Olde Mölle)
Reclame om een zo groot mogelijk aantal deelnemers aan te trekken.
Ontwerpen/vervaardigen van raambiljetten
Aanschrijven van andere clubs, bromfietsbladen en diverse media.
(o.a. Facebook en websites van andere clubs)
Uitnodigen van handelaren.
Aanschrijven buurtbewoners.
(Deze worden op de hoogte gesteld i.v.m. bijvoorbeeld lawaai en verkeersoverlast)
EHBO post/brandblussers.
Er dient een EHBO post geregeld te worden en dient voor brandblussers gezorgd te worden.
Uitschrijven en houden van de ,,vrijwilligers,, vergadering .
Vrijwilligersvergadering.
De vrijwilligers vergadering is een soort werkoverleg. In deze vergadering worden de taken verdeeld onder de aanwezige personen (ook voor personen die niet aanwezig zijn maar zich toch hebben opgegeven.) De volgende zaken komen aan de orde:
Weide.
-Enkele dagen voor de datum van het treffen dient er te worden gecontroleerd of de weide
(eigendom van de Olde Mölle) gemaaid is.
Tourtocht.
-Uitstippelen van een tourtocht lengte 70 - 80km inclusief het maken van een
routebeschrijving.
Zaterdag voor het treffen:
Terreinopbouw.
-Opbouwen van het terrein op zaterdag aanwijzingen van 2 leidinggevende personen.
Dit houd in:
Indeling onderdelenmarkt en opstelling bromfietsen m.b.v. markeringslijnen (lint).
Plaatsen inschrijf, promo, en secretariaat tent.
Plaatsen diverse aanwijzingsborden
Plaatsen vuilnisbakken
Zondag:
-Uitzetten van de tourtocht m.b.v. bordjes volgens het rondje pijltje vierkantje systeem.
Dit wordt s ’morgens gedaan, meestal door 2 groepen van 2 tot 3 personen.
-Ophalen van de bordjes na de tourtocht 2-3 personen.
-Enkele personen dienen de bezemwagen te bezetten.
De bezemwagen dient te zijn voorzien van een E.H.B.O trommel, gereedschap, bandenplak
spullen, fietspomp, benzine etc. Dit dient door de bezemwagen bezetting te worden
gecontroleerd.
Bezetting koffie/biertent en snackstand.
-Dit wordt geregeld door de Olde Mölle in overleg met de contactpersoon van de KCON.
Muziek en evenementenweide.
-Onze vereniging heeft een eigen omroep/muziek installatie. Deze wordt op zondagmorgen
geïnstalleerd. Een van de leden zorgt voor af te spelen muziek.
Bezetting van diverse stands.
-Inschrijfstand (binnenkomst deelnemers) 4 personen.
Secretariaat 4 a 5 personen. Promo stand 2-3 personen.
Verdere functies/uit te voeren werkzaamheden.
-lunch pakketten voor de vrijwilligers.
-Toezicht op het parkeren van de auto’s.
-Toezicht op het opstellen van de bromfietsen.
-Splitsing bij de ingang, auto’s – bromfietsen.
-Voorkomen van sluipverkeer (Personen die niet betalen en toch mee willen doen).
-Toezicht op het opstellen van de onderdelenmarkt.
-Contact opnemen met de handelaren tijdens het treffen.
-Na afloop alles opruimen en de weide weer schoon aan De Mölle opleveren.
Als alles is opgeruimd is er een hapje en een drankje.
Je ziet er moet nogal wat gebeuren. Het gaat er altijd gemoedelijk aan toe.
Mocht je nou denken volgend jaar wil ik ook wel helpen, meld je dan bij een van de bestuursleden.
Hieronder een kleine impressie.
- Materialen uitpakken
- Uitzoeken van de materialen voor opbouwen van een tent.
- Uitzoeken van de bordjes voor de tourrit.
- Onze voorzitter maakt de enveloppen voor de deelnemers gereed.
- En dan is er....koffie
- A.A.T. (Aan en Afvoer Troepen).
- ,,Speciale,, machine voor de demo stand
- Aan de eind van de morgen is alles zo
ongeveer gereed.
- Zondag: Het werk is niet voor niets geweest.
- Na het treffen helpt iedereen opruimen.
Vele handen maken licht werk !!!
- Dan hebben we alles opgeruimd.
Op naar het bromfietstreffen 2024.
- Groepsfoto van een gedeelte van de vrijwilligers.
